5 suggerimenti per eventi digitali di successo

La pandemia ha costretto associazioni, organizzatori di eventi aziendali e professionisti di eventi, ad assimilarsi e tuffarsi in nuovi format e modi di incontrarsi. Abbiamo spostato gli eventi dal vivo in eventi digitali a Milano e ovunque, in un lasso di tempo molto breve e spesso senza esperienza precedente. È stata una vera sfida per tutti i professionisti degli eventi. Un anno dopo, dopo aver organizzato centinaia di eventi digitali, abbiamo provato modi diversi e utilizzato strumenti diversi per creare connessioni emotive e viaggi digitali preziosi e coinvolgenti per tutte le parti (delegati, relatori, sponsor).

Ecco alcuni suggerimenti dalla nostra recente esperienza e 6 suggerimenti per rendere più efficace il tuo evento virtuale o ibrido:

Innovare i formati degli eventi

Le aspettative dei partecipanti sono cambiate notevolmente dai primi eventi digitali. Per far fronte alla fatica di Zoom, gli eventi si stanno spostando dal loro formato di conferenza ai formati di programmi TV. Ci si aspetta che i relatori agiscano più come artisti. Vengono utilizzati per introdurre oratori e sessioni, per incoraggiare la discussione e l’interazione e riassumere i “messaggi da portare a casa”. Le risorse vengono ora mirate alla qualità della produzione e le sale riunioni vengono trasformate in studi televisivi. Poiché la capacità di attenzione delle persone è più breve, le sessioni degli eventi online vengono mantenute più brevi con più pause. Le piattaforme social, come Clubhouse, Twitch, Tik Tok stanno diventando sempre più popolari e dovrebbero essere incorporate in eventi virtuali e ibridi. Clubhouse, ad esempio, offre una struttura incentrata sui partecipanti con nuove opzioni di partecipazione per coloro che si sentono sopraffatti dai tradizionali eventi virtuali e dalla chat video.

Diventa esperto di tecnologia

È importante essere in grado di sfruttare ogni singola piattaforma e strumento disponibile sul mercato e valutare i pro e i contro delle diverse soluzioni in termini di funzionalità, esperienza utente ed economia. La piattaforma giusta deve essere scelta per ogni progetto e personalizzata in modo che sia una piattaforma funzionale, utile e intuitiva che garantisca un’ottima user experience e un ritorno economico per gli sponsor. È anche importante formare i relatori, metterli a proprio agio con la nuova tecnologia e i nuovi strumenti e imparare come fare un discorso davanti a un video e come coinvolgere i partecipanti a distanza.

Le tradizionali opportunità di sponsorizzazione devono essere completamente trasformate in un’offerta di sponsorizzazione digitale. Una piattaforma flessibile e innovativa può fornire opportunità per creare forme di sponsorizzazione nuove e alternative a cui potresti non aver mai pensato per eventi di persona.

Garantire una maggiore qualità dei contenuti

Fornire contenuti forti è ciò che attirerà i partecipanti e susciterà il loro interesse e la loro attenzione. Devi fornire qualcosa di speciale per dare loro un motivo per essere online per diverse ore. Pianifica un’accattivante campagna di marketing e comunicazione per eventi (trailer di sessioni pre-evento, videoclip dei relatori, highlights innovativi) adattare il contenuto e la campagna per riflettere gli interessi dei partecipanti attesi. È necessario generare la paura di perdersi per aumentare la curiosità e garantire la partecipazione.

Concentrati sull’interazione dei partecipanti

I partecipanti erano i re degli eventi di persona, ma diventa più importante coinvolgerli a distanza, mentre partecipano dalle loro scrivanie. Dare più tempo alle discussioni (mantenendo le sessioni più brevi) e includere strumenti di networking innovativi più adatti per una discussione virtuale. Monitorare e interagire meglio con la piattaforma di chat utilizzando community manager dedicati per stimolare la discussione tra i partecipanti. Considera l’idea di includere più soluzioni di edutainment e anche programmi di gamification. Organizzare concorsi, giochi, competizioni, sondaggi e sondaggi in cui i contenuti generati dagli utenti e la presenza di esperti di argomenti specifici possono avere un impatto positivo sull’esperienza complessiva dei partecipanti.

Fornire il contenuto in modo divertente ed emozionante contribuirà a creare un’esperienza virtuale indimenticabile

Come attore interpreta un personaggio che cerca di comprendere ogni singolo aspetto della sua personalità, noi, come organizzatori di eventi, dobbiamo metterci nei panni dei partecipanti. Solo se comprendiamo veramente le esigenze e le aspettative del nostro pubblico di destinazione possiamo offrire qualcosa che meriti un applauso. L’acquisizione e l’analisi dei dati sono fondamentali per comprendere meglio il pubblico di destinazione.